Hollern, Frühjahr 2024

Die Planung und Umsetzung umfangreicher Projekte sowie die digitale Transformation sind feste Bestandteile unseres Alltags - gemeinsam mit den Nutzern und Betreuern unserer digitalen Plattform. Doch was bedeutet es eigentlich, sich selbst oder das eigene Unternehmen digital zu transformieren?

Ein Blick zurück: Vor etwa 6 Jahren führte ich erste Gespräche mit Joachim Fronzek, dem Gründer der GekoS, über seinen Ruhestand und meine Nachfolge bei GekoS. Mit jedem weiteren Gespräch haben wir Rahmenbedingungen und Bausteine für eine strukturierte Übergabe erarbeitet, diskutiert und dokumentiert. Wir haben frühzeitig auch mit unserem Team gesprochen und so wichtige Grundlagen geschaffen. Eine Unternehmensnachfolge bedeutet eine neue Struktur und damit Veränderungen für alle Beteiligten, neue Vorstellungen und Ideen und eine neue Generation treten ein, Aufgaben und Ansprechpartner verändern sich. Der Projektplan hierfür nahm immer konkretere Formen an.

Die Covid-Pandemie brachte unerwartete Veränderungen in unsere Planungen, Unsicherheit lag in der Luft. Den ungewollten „Change“ im Projekt haben wir jedoch genutzt, und ich habe schrittweise weitere Verantwortlichkeiten übernommen und mich kontinuierlich mit Joachim ausgetauscht. So waren wir bestens vorbereitet, um im Jahr 2022 intensiv mit unseren langjährigen Partnern die Planungen zu konkretisieren. Zum Jahreswechsel 2022/2023 haben wir schließlich unsere Checkliste abgehakt und die Nachfolge offiziell abgeschlossen.

Wenn das nicht ein klassisches Projekt mit Unwägbarkeiten und Veränderungen ist, dann weiß ich auch nicht mehr.

Bei den Herausforderungen der digitalen Transformation stehen nicht nur unsere Nutzer, sondern auch wir als GekoS vor neuen Aufgaben. 20 Jahre Erfahrung in diesem Themenfeld mit Nutzern helfen auch bei der Betrachtung unserer internen Prozesse.

Neben dem Fokus auf unsere Plattform und deren Nutzer gibt es auch Vorstellungen zur Optimierung interner Prozesse. Viele dieser Prozesse wurden über Jahre hinweg in bewährter Form durchgeführt. Bewährt deshalb, weil sie eingespielt waren, auf Erfahrung beruhten und funktionierten.

Meine Vorstellungen einer effizienten Organisation basieren auf dem, was ich gelernt und in der Praxis erprobt habe. Also habe ich einen weiteren Projektplan erstellt, der in vielen Teilen bereits in meinem Nachfolgekonzept enthalten war, sich jedoch nahezu täglich weiterentwickelt und damit bestehende Gedanken verändert.

Je nach Bereich habe ich meinen Teammitgliedern bei GekoS meine Vorstellungen erläutert, Ideen und Bedenken diskutiert und das Konzept weiter verfeinert. Ich danke jedem Einzelnen aus meinem Team dafür sehr herzlich!

Das lebende Konzept reicht von der digitalen Transformation im Support über Angebote und Projektverwaltung im Allgemeinen bis hin zur vollständig digitalen Buchhaltung. Eine Mammutaufgabe, wenn man zuvor alles manuell und in Papierform erledigt hat. Dabei wurde nicht einfach ein Blatt Papier durch ein PDF ersetzt - das wäre keine digitale Transformation.  Stattdessen wurden Prozesse komplett neu durchdacht, Lösungen mit internen und externen Beteiligten ausgelotet und diskutiert, neue Anwendungen getestet und eingeführt, die technische Basis optimiert, Vernetzungen in vielen Themenbereichen realisiert und damit auch bisherige Aufgaben entfernt, neue geschaffen und Verantwortlichkeiten neu etabliert. Vieles an unserer Struktur hat sich in den letzten 15 Monaten verändert, immer mehr wird alles Neue zur Selbstverständlichkeit und die Ergebnisse unserer Veränderungen werden messbar.

Diese interne Transformation schafft letztlich mehr Fokus auf unsere eigentlichen Aufgaben durch klare und effiziente Abläufe und ein gemeinschaftliches Verständnis unseres Handelns. Letztlich geht es darum, unsere Nutzer mit unserer digitalen Plattform täglich zu unterstützen und zu entlasten und unsere Plattform anhand praktischer Erfahrungen weiterzuentwickeln.

Auf dieser Reise sind wir noch nicht ganz am Ziel angekommen, aber ich blicke bereits voller Stolz und Freude auf die bisherigen Ergebnisse mit meinem Team zurück und freue mich auf die kommenden Herausforderungen. Lassen Sie uns diesen Weg weiter gemeinsam gehen.

Marc Kleine

Gesellschafter und Geschäftsführer der GekoS